Многие думают, что автоматизация бизнеса — это когда покупаешь умную программу, нажимаешь кнопку, и все начинает работать само. Заявки не теряются, счета выставляются, сотрудники счастливы. Это не так. Это полная ерунда.
Автоматизация начинается не с покупки софта. Она начинается с момента, когда руководитель садится и честно разбирается в том бардаке, который у него происходит. Пока процессы существуют только на словах или в головах разных сотрудников, любая программа превратит хаос в автоматизированный хаос. Дорогой и бесполезный.
Почему это часто не работает
Главная причина провалов — попытка программой вылечить беспорядок. Система не может наладить то, чего нет. Если менеджеры ведут клиентов в личных блокнотах, а складской учет ведется «на глазок», то никакая CRM или ERP не поможет. Она просто наглядно покажет масштаб катастрофы.
И да, это требует времени и воли. Придется задавать неудобные вопросы и описывать, казалось бы, очевидные вещи:
- как именно заявка от клиента превращается в деньги на счете;
- где на этом пути информация может потеряться;
- кто и за какой конкретный шаг отвечает головой;
- какие действия сотрудники повторяют изо дня в день механически.
Только когда вся эта схема будет нарисована на бумажке, станет понятно, что именно нужно автоматизировать. А что, может быть, проще вообще убрать.
Куда вообще смотреть в первую очередь
Не надо пытаться объять необъятное. Начать стоит с самых больных мест, где компания теряет деньги или время прямо сейчас. Обычно это несколько ключевых точек.
Вот самые частые:
- работа с клиентами, где забывают перезвонить и теряют сделки;
- внутренний документооборот, когда согласование одного счета занимает неделю;
- склад, где постоянно возникают пересортица и недостачи.
Любое улучшение в этих зонах даст быстрый и заметный эффект. Это позволит убедиться, что все работает, и двигаться дальше, а не разочароваться на старте. И когда вы ищете подрядчика, помните, что хорошая компания по автоматизации бизнеса сначала будет мучить вас вопросами о процессах, а не продавать лицензии.
Люди и привычки
Самая сложная часть — это не выбрать и настроить софт. Самое сложное — убедить людей им пользоваться. Любой новый инструмент ломает привычный уклад жизни. Менеджеру, привыкшему к своему блокноту, будет неудобно в новой системе. Бухгалтеру — в новой программе для счетов.
И здесь не помогут приказы. Нужно объяснять, показывать пользу для каждого конкретного человека. Показать, что программа не усложняет жизнь, а освобождает время от тупой рутины для более осмысленных задач. А на это нужно терпение. Много терпения.
